Gefeliciteerd! Jij hebt de kans om een evenement te organiseren op een externe locatie. Tenminste, anders zou je deze blog natuurlijk niet lezen. Waarschijnlijk zit je op dit moment met je handen in het haar. Want waar moet je allemaal wel niet aan denken bij het organiseren van een evenement op een externe locatie. Het is nog niet zo gemakkelijk allemaal en het organiseren van een evenement kan enorm stressvol zijn. Alle vragen van medewerkers die op je afkomen, de meningen van je collega’s en natuurlijk de vraag of het evenement wel goed ontvangen wordt. Doordat het organiseren van een evenement zo stressvol kan zijn help ik jou graag door middel van deze blog.

Stel een vragenlijst op

De belangrijkste selectiecriteria voor het uitzoeken van een externe locatie zijn jouw eigen eisen. Elke locatie is prachtige en elke locatie kan alles voor jou regelen. Het gaat erom wat jij en jouw gasten willen. Daarom is het goed om een lijst met eisen op papier te zetten. Beschrijf hierin vragen voor medewerkers die het selecteren van een locatie gemakkelijker maken. Vraag hen bijvoorbeeld of ze een bepaalt dieet volgen, hoe ver ze maximaal willen reizen en of ze met de auto of het openbaar vervoer komen. Op die manier kun je alvast een eerste selectie maken.

Goed te bereiken

Sommige locaties zijn zeer exotisch en dat lijkt allemaal prachtig. Vaak zijn deze locaties echter lastiger te bereiken. Ze liggen bijvoorbeeld ver van een snelweg of zijn lastig te bereiken met het openbaar vervoer. Een locatie die dichtbij de snelweg of een station ligt is wel handig. bedenk je ook dat je niet wilt dat mensen door de stad van jouw evenementenlocatie moeten dwalen. Veel locaties bieden als extra service een persoon aan op het station die gasten van jouw evenement de goede kant op stuurt. Zorg in ieder geval dat je duidelijk aangeeft bij welk station je gasten uit moeten stappen en geef ze een routebeschrijving van het station naar de locatie.

Stuur uitnodigingen op tijd

Mensen zijn steeds drukker, zowel privé als op werk. Zorg er dus voor dat jouw gasten op tijd van het evenement afweten. Dit zorgt ervoor dat mensen met kinderen op tijd een oppas kunnen regelen en dat er geen andere afspraken worden ingepland op de dag van het evenement. Zorg dat je de eerste mail een maand van te voren stuurt, dan twee weken voordat het evenement plaatsvindt en de laatste mail drie dagen voor het evenement.

Succes!

Ik wens je onwijs veel succes bij het uitzoeken van jouw volgende evenementenlocatie en het organiseren van het evenement. Ik hoop dat de tips uit deze blog je een beetje verder hebben geholpen.